Home

Tantangan dalam industri Distribusi retail di Indonesia antara lain:

  1. Memiliki coverage Customer / Retailer yang luas
  2. Memiliki hubungan baik dengan Customer
  3. Mampu mengelola Cash Flow (terutama Piutang)
  4. Efisiensi Operasional

Manajemen dimana faktor “Finance” yang lebih dominan, umumnya memiliki permasalahan seperti:

  1. Kebijakan kredit yang ketat
  2. Banyak proses administrasi baik yang bersifat hardcopy maupun system
  3. Banyak fungsi Controller
  4. Selalu ada konflik dengan tim Sales

Sehingga perusahaan distribusi tidak lincah, kesulitan untuk bertumbuh, dan pada akhirnya sibuk mengurusi masalah piutang. Biasanya rasio antara tim “Finance” dengan “Sales” bisa 1:1. Artinya 50% SDM dalam organisasi tidak produktif dalam menghasilkan bisnis.

Lean Distribution

Apa itu lean distribution? Praktek operasional dalam distribusi yang fokus pada 4 tantangan di atas. Menghilangkan hambatan operasional, pekerjaan yang tidak perlu.

Faktanya, pengelolaan administrasi, piutang dalam 5 tahun terakhir sudah banyak mengalami evolusi. Sementara banyak “orang Finance” yang sudah senior yang masih menggunakan prinsip 10 – 20 tahun yang lalu, dimana belum ada teknologi yang bisa mempermudah pekerjaan.

Pada organisasi Lean Distribution, dari 4 orang tenaga Sales maka hanya memerlukan 1 tenaga administrasi. Bahkan sebenarnya 1 administrasi bisa menangani 100 tenaga sales dengan bantuan teknologi yang tepat.

Berikut prinsip Lean Distribution:

  1. Fokus pada peningkatan Customer Coverage (jika coverage saat ini masih kurang dibandingkan industry leader)
  2. Rekrut dan kembangkan tenaga sales yang bisa membangun hubungan baik dengan seluruh jenis Customer. Bukan yang memaksa penjualan, mengemis omset, apalagi yang hanya mengandalkan 1-2 customer pareto.
  3. Manage Cash Flow yang dikombinasikan dengan Program Penjualan. Jangan menjual melebihi daya jual customer. Berikan stok 1 – 2 minggu saja, sehingga cash yang diterima bisa lebih cepat ketimbang memaksa customer untuk membeli 2 – 3 bulan stok karena iming-iming diskon tinggi.
  4. Buang mindset bahwa harus ada pemisahan tanggung jawab administasi antara yang menerima uang, input ke dalam system, memberikan laporan, dan sebagainya. Cek kembali, obyektifnya apa dalam pengelolaan administrasi:
    1. Rapi dan Lengkap
    2. Cepat
    3. Resiko fraud minimal
  5. Kembangkan sistem informasi yang canggih untuk membantu melakukan kontrol dan monitor, sehingga tidak ada celah dalam penyelewengan dana. Misal:
    1. Konfirmasi elektronik saat customer melakukan pemesanan
    2. Konfirmasi elektronik saat customer melakukan pembayaran
    3. Pembayaran hanya melalui transfer
    4. Sistem yang bisa diakses customer untuk monitoring transaksi yang masih terbuka

Dan masih banyak hal lain yang bisa dikembangkan untuk membentuk organisasi distribusi yang lean, termasuk area Gudang, Delivery, dan juga tim Sales itu sendiri.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s