Analogi yang mungkin paling mudah dipahami adalah pelayan pada suatu restoran/kafe/tempat makan, apa yang anda bayangkan mengenai tugas dari pelayan tersebut? Pada suatu restoran dengan prinsip stewardship yang maksimal, kita bisa mengasumsikan pelayan ini adalah sosok yang berpenampilan baik, ramah, sopan, dan sigap.

Bayangkan ketika kita tiba di suatu restoran, kemudian disambut oleh pelayan ini untuk kemudian menanyakan berapa orang yang hendak makan di tempat tersebut. Dengan inteligensia yang dia miliki misal kita datang bersama keluarga dengan anak-anak yang masih kecil, dia akan menawarkan tempat yang bebas rokok. Tapi mungkin jika yang datang adalah potongan pebisnis, mungkin dia akan menawarkan tempat yang sedikit private untuk pembicaraan santai. Bahkan jika yang datang adalah pasangan muda, mungkin dia akan mengarahkan ke tempat yang memiliki pemandangan romantis. Tentu saja selama tempat-tempat tersebut tersedia.

Begitu kita duduk dan dia memberikan kita sejumlah menu, mungkin dia akan langsung menawarkan apakah kita hendak langsung memesan. Dan dia pun tanpa diminta secara sopan menginformasikan mengenai menu spesial yang mereka miliki saat itu. Terutama jika ada anak-anak kecil, mungkin dia akan menawarkan menu khusus yang lucu yang menarik bagi anak-anak tersebut. Begitupula jika kita datang dalam nuansa bisnis, dia mungkin akan menawarkan makanan yang elegan namun tetap bernuansa santai. Dan tentunya disertai rekomendasi-rekomendasi lain. Sehingga tanpa kita melihat keseluruhan menu, beragam informasi menarik sudah disajikan diawal. Dan tentu saja kita masih bebas memilih / menentukan pilihan makanan ataupun minuman yang hendak dipesan.

Bagi pasangan romantis, mungkin dia akan langsung menawarkan keberadaan penyanyi live tepat di depan mereka sembari menunggu pesanan tiba. Dan ketika seluruh pesanan tiba, pelayan ini kembali memastikan apakah seluruh pesanan sudah tersedia dan menawarkan bantuan jika ada pesanan tambahan. Dan tentunya dia akan meninggalkan kita untuk menyantap dengan ucapan selamat menikmati.

Bagi pecinta kuliner dan penikmat hiburan, sambutan serta pelakuan tersebut sungguh luar biasa (jika tidak ingin disebut berlebihan). Pastinya akan menjadi keunikan tersendiri dalam aspek layanan, dan siapa yang akan protes akan hal tersebut selama kita diperlakukan dengan baik dan cepat, plus bonus informatif.

Demikian pula jika dikaitkan dengan kata “Channel Steward” diawal, peran dari “Steward” ini tadi adalah sebagai penuntun yang memahami kondisi customer, plus mampu memberikan rekomendasi apa yang sekiranya baik bagi customer.

Berdasarkan definisi dari V. Katsuri Rangan, Channel Steward adalah seseorang / suatu bagian yang bertugas menterjemahkan kebutuhan pelanggan (termasuk yang tidak terungkap secara lansung), dan membangun solusi untuk pelanggan dengan penekanan kepada memberikan nilai tambah.

Dalam konteks distributionship, jika hal ini diimplementasikan maka peran distributor yang semula intinya adalah “sekedar” memenuhi produk para Principal di pasar sasaran, maka kali ini berubah maknanya menjadi penuntun dan memberikan solusi nilai tambah bagi para Principal dalam pengembangan bisnis produk mereka di pasar yang distributor tersebut kuasai.

Mempositioningkan distributor sebagai Channel Steward adalah baru langkah awal, karena yang terpenting selanjutnya adalah bagaimana distributor mempersiapkan diri sendiri dari aspek kapabilitas untuk mampu menjadi penuntun serta memberikan solusi bagi para Principalnya. Tentunya hal ini membutuhkan suatu “Model Bisnis” yang fit dengan strategi tersebut. Jika tidak, maka Channel Steward hanya akan menjadi slogan.

Bagaimana Channel Steward yang ideal ini dalam suatu distributionship? Pertama tentunya pemahaman terhadap pasar yang ditangani yang diterjemahkan dalam bentuk kelengkapan informasi ataupun pengetahuan mengenai customer. Kedua tentunya hubungan baik bahkan “membangun prinsip kemitraan” dengan para pelanggan. Ketiga secara sigap memberikan rekomendasi bahkan meyakinkan (terutama jika yang ditawarkan itu memang untuk hal yang terbaik) kepada principal mengenai rencana pengembangan bisnis spesifik pada suatu customer.

Dalam rangka penanggulangan Korupsi di negeri ini, maka pemerintah menetapkan bahwa pengadaan di atas 50juta harus melalui mekanisme tender, atau tidak boleh penunjukkan langsung. Praktek ini efektif jika barang yang diorder bersifat investasi / proyek. Tapi jika untuk kebutuhan konsumsi, benarkah perlu mekanisme tender juga? Apakah pemerintah sudah mengetahui sistem distribusi obat di Indonesia. Tapi sepertinya tidak..

Dampak dari mekanisme tender adalah Rumah Sakit membutuhkan gudang untuk kebutuhan satu tahun. Lebih besar dari yang dibutuhkan, ini faktor inefisiensi yang pertama. Kedua RSUD memiliki dampak kerugian jika produk tersebut ternyata tidak terpakai, akibatnya obat expired dan tidak bisa diganti. Karena saat Tender pemerintah daerah sudah sangat menekan harga dari pabrikan, akibatnya pabrikan pun tidak memperbolehkab terjadinya retur.

Karena membutuhkan gudang yang besar, pemerintah tidak hanya membutuhkan gudang yang besar, tapi juga modal kerja yang besar. Kenapa? Karena seluruh pembelian kebutuhan satu tahun dilakukan dalam satu waktu. Jika total demand butuh dana 1 milyar setahun, maka pemda langsung mencairkan senilai 1 milyar. Padahal dalam praktek bisnis, RSU bisa mengatur model kerja. Jika demand tersedia senilai 1 milyar, mungkin kebutuhan pembelian hanya perlu 100 juta atau hanya sepersepuluh. Manfaatnya, duit tidak perlu keluar banyak, kedua RSU bisa mengelola stok lebih baik. Barang yang slowmoving tidak memiliki stok berlebih, begitupula dengan yanh fast moving.

Tapi sepertinya sulit menembus kebiasaan ini. Ya begitulah pemerintah ini. Mudah2an segera tersadarkan dan efisiensi bisa tercapai.

Tulisan kali ini hanya membahas pada bagian distribusi agar fokus dan tidak kehilangan jejak di tengah artikel. Sementara itu pembahasan mengenai distribusi masih akan tetap menarik, karena dalam literatur manapun seringkali dikatakan bahwa fase material handling merupakan fase yang syarat dengan cost dan tidak memiliki nilai tambah dari produk itu. Namun perlu diperhatikan bahwa tidak memberikan nilai tambah bukan berarti mengurangi nilai dari produk tersebut. Justru pekerjaan utama dari material handling ini adalah memastikan bahwa produk yang didistribusikan ini tetap dalam kualitas yang sama diterima oleh pasien seperti halnya ketika baru keluar dari pabrik.

Produk farmasi adalah produk yang sangat sensitif dan dipenuhi oleh aturan. Rentan terhadap lingkungan dan apabila sedikit saja terjadi perubahan pada kualitas produk dapat berdampak negatif terhadap “khasiat obat” bahkan adapula yang berubah sifat menjadi “racun”. Karena itu badan WHO mengeluarkan standar distribusi Obat yang tertuang pada GDP WHO Technical Series no.937 annex 5 tahun 2006. Selayaknya seluruh perusahaan distribusi yang melayani obat farmasi memenuhi standar tersebut. Di Indonesia standar tersebut baru mulai diimplementasikan di tahun 2008, dan sekarang mulai banyak perusahaan distribusi yang menggunakan standar tersebut.

Disamping GDP, aturan distribusi obat pun diatur dalam Cara Distribusi Obat yang Benar (CDOB) yang dikeluarkan oleh Badan POM. Dan selama ini CDOB tersebut lah yang menjadi acuan bagi perusahaan distribusi farmasi di Indonesia. Namun BPOM saat ini pun sedang melakukan upgrade dan mengklasifikasikan implementasinya di perusahaan2 distribusi farmasi yang ada di Indonesia.

Pharmaceutical Supply Chain

Berbeda dengan konsep supply chain umum yang sangat mengedepankan responsiveness dan efisiensi. Pada distribusi farmasi yang terdepan seharusnya adalah “Kualitas” dan Responsiveness. Kualitas merupakan hal yang mutlak, karena ini adalah produk Obat yang memiliki fungsi untuk “penyembuhan”, bayangkan jika kualitasnya rusak. Disamping mengurangi khasiat, obat yang rusak bahkan bisa menjadi racun bagi tubuh.

Demand Management. Namun demikian produk farmasi memiliki formula tersendiri yang menjadi celah sehingga para praktisi bisa meningkatkan efisiensi dalam distribusi obat. Misalnya saja, obat yang dibagi menjadi dua klasifikasi yaitu obat akut dan obat kronis. Obat akut biasanya adalah kelompok obat yang berfungsi untuk pengobatan sekali terapi, misalnya saja pasien demam berdarah, tifus, dan sebagainya. Sementara obat kronis diperuntukkan untuk terapi terus menerus, misalnya saja pasien hipertensi, kolesterol, ataupun gula yang harus mengkonsumsi obat tersebut secara jangka panjang. Dan biasanya untuk kategori kronis ini terjadinya perpindahan merek produk cenderung minimal, karena sangat tergantung pada faktor rekomendasi dokter dan kecocokan. Dengan kata lain, kategori obat kronis cendrung lebih mudah untuk diperkirakan permintaannya ketimbang obat akut.

Sepanjang rantai distribusi juga terjadi fenomena yang menari di Indonesia, hal ini sudah pernah dibahas pada artikel sebelumnya mengenai “Mengenal Industri Farmasi”. Obat-obat dengan merek populer tidak hanya ditemui pada saluran resmi seperti Apotek dan Rumah Sakit, melainkan juga di Toko Obat yang notabene tidak memiliki Apoteker. Hal tersebut ilegal dan jika ketahuan artinya merupakan tindakan pelanggaran hukum. Tapi pasar di Indonesia sepertinya masih jauh dari kata “Bersih”. Akibatnya muncul istilah “Grey Market”, yaitu obat resep yang ditemui di toko obat, dijual langsung oleh dokter (dispensing), dan sebagainya.

Grey Market cenderung menawarkan harga yang biasanya lebih murah, dengan beragam sumber. Ada importir langsung ilegal dari luar negeri, namun yang sering ditemui sih biasanya diperoleh dari bocoran “Pedagang nakal” yang membeli dalam partai besar dengan diskon yang besar pula.

Keagenan Distribusi

Pabrikan obat biasanya menunjuk distributor nasional untuk menjangkau Apotek dan Rumah Sakit. 10 – 20 tahun yang lalu para pabrikan yang seringkali disebut sebagai Principal cenderung menetapkan distributor tunggal. Berbeda dengan produk konsumer yang sudah mengarah pada multi-distributor. Penunjukkan distributor tunggal ditengarai karena principal menginginkan bentuk kerjasama yang sederhana dan tidak perlu mengurus beberapa distributor. Disamping itu, jumlah titik distribusi yang harus dijangkau oleh distributor masih sedikit dibandingkan produk-produk konsumer.

Distributor nasional disamping menjual langsung ke retailer, ternyata juga masih membutuhkan Pedagang Besar Farmasi (PBF) lokal dengan daya jangkau yang lebih terbatas. Kebutuhan akan PBF lokal ini lantaran daya jangkau yang terbatas misal adanya kebutuhan untuk menjangkau daerah-daerah tertentu dimana Distributor Nasional ini belum memiliki cabang / kantor perwakilan.

Namun keberadaan PBF lokal ini ternyata juga memiliki peran lain dalam upaya menyalurkan produk ke “Grey Market” yang disebutkan tadi. Mereka ini biasanya jarang tersentuh oleh BPOM ketimbang para distributor nasional yang pengawasannya lebih ketat. Disamping Grey Market, PBF lokal ini akhirnya juga memakan titik distribusi dari distribusi nasional. Akibatnya di tingkat retailer seperti Apotek jamak ditemui bahwa obat yang sama bisa diperoleh lebih dari satu distributor. Bahkan harga yang diperoleh dari PBF lokal ini seringkali lebih murah. Wajar saja, karena distributor nasional biasanya memberikan diskon yang tinggi kepada PBF lokal. Sungguh merupakan area yang sulit untuk dikendalikan.

Pasar Distribusi Farmasi

Saat ini kurang lebih terdapat 12.000an Apotek, 1300an Rumah Sakit, dan 2300an Pedagang Besar Farmasi (PBF). Apotek sendiri ada yang memiliki praktek dokter dan ada yang berdiri independent (pasif menerima resep dari dokter praktek tempat lain). Apotek pun sudah mengarah pada modernisasi bisnis, membentuk group, franchise, layanan 24 jam, dan sebagainya.

Singkatnya pasar farmasi di Indonesia semakin bertumbuh dan semakin kompetitif paling tidak ini dari sisi penyedia layanan. Sementara dari sisi demand, Pemerintah pun terus menggalakkan program asuransi Nasional dengan beragam model seperti Jamkesmas / Jamkesda, SJSN, inHealth, dan terus berkembang. Disadari atau tidak pasar obat akan semakin tumbuh dari sektor asuransi, wajar saja karena saat ini biaya pengobatan tergolong mahal. Sehingga disamping infrastruktur dan demand, industri ini juga terus diedukasi oleh perusahaan asuransi swasta maupun nasional.

Inventory Planning

Pada akhirnya ini merupakan bagian yang sering menjadi “Korban” dari fleksibilitas demand produk farmasi. Walau secara teori beberapa produk bisa diprediksi jumlah permintaannya, namun karena terdapat aktivitas promosi dari Principal mengakibatkan pembelian suatu produk menjadi seasonal dan fluktuatif.

Faktor produk obat komoditi juga sangat besar, yang seringkali mengakibatkan terjadinya penumpukan penjualan di akhir bulan. Resource yang sangat besar terfokus pada hari-hari terakhir untuk closing penjualan, mulai dari sisi sales hingga bagian gudang yang menyiapkan barang.

Kemudian pertanyaanya adalah apakah ada peluang untuk melakukan perbaikan? Sangat ada … diperlukan ketelatenan, komitmen, kesabaran, kreatifitas, dan agresifitas.

Dalam industri distribusi gambaran strategy Map di atas mencerminkan situasi perusahaan yang akan kompetitif sekaligus unggul di pasar. Penjabarannya sebagai berikut:

1. Perusahaan distribusi tentunya mengejar sasaran finansial yaitu keuntungan, yang diperoleh dari selisih pendapatan dan biaya operasional.
2. Pertumbuhan pendapatan bisa diperoleh melalui kepuasan pelanggan dengan menciptakan persepsi misalnya: Low Cost Reliable Carrier. Positioning ini sebenarnya yang akan dicari oleh perusahaan manapun dan orang manapun.
3. Nilai tambah dari industri distribusi ini juga terletak pada ketersediaan informasi yang cepat, akurat, dan tentunya informatif.
4. Agar sasaran finansial serta persepsi di customer bisa tercapai maka diperlukan proses bisnis yang “excellent”, dimana salah satunya adalah jangkauan distribusi yang luas. Faktor jangkauan merupakan daya jual yang kompetitif. Mudah diakses oleh pelanggan dimanapun dan menjangkau kebutuhan distribusinya.
5. Proses yang kedua adalah penanganan transaksi yang mudah. Bagaimana pelanggan bisa diuntungkan dengan kemudahan transaksi dimanapun, kapanpun untuk memenuhi kecepatan distribusi.
6. Pelanggan tertentu yang memberikan kontribusi besar memerlukan penanganan spesifik serta strategi layanan yang istimewa, sehingga pelanggan tersebut menjadi tulang punggung bisnis yang sustain.
7. Efisiensi distribusi dicapai bukan dari minimnya investasi atau menekan biaya operasional sehingga menghasilkan kualitas layanan yang pas-pasan. Efisiensi diperoleh melalui meminimalkan resiko kerugian finansial yang sering muncul akibat kesalahan prosedur dan kompetensi SDM yang tidak memadai. Karena itu diperlukan pengelolaan resiko yang aman untuk menjaga potensi-potensi kerugian yang akan muncul.
8. Masuk ke dalam fase eksekusi strategi yang “sempurna”, dibutuhkan kompetensi dan kualitas SDM yang memadai. Hal ini bisa diperoleh dengan adanya program pelatihan, pengembangan serta implementasi “knowledge mangement”. Industri ini sangat mengandalkan faktor “manusia”, karenanya investasi dalam hal kompetensi SDM juga tidak bisa setengah hati.
9. Proses bisnis serta organisasi juga memerlukan sistem informasi yang handal, tidak perlu mahal namun tepat sasaran. Yang terpenting dapat menjawab kebutuhan informasi yang cepat, akurat, analitis untuk membantu proses pengambilan keputusan. Evaluasi kinerja berbasis pada informasi yang real-time, serta memungkinkan adanya sistem warning untuk membantu monitoring kinerja perusahaan.
10. Perusahaan distribusi juga memerlukan investasi infrastruktur yang memadai, berbasis pada kebutuhan pelanggan serta visi perusahaan. Infrastruktur ini untuk menjamin kualitas layanan yang terdepan secara efektif.

Model ini sangat tepat untuk industri distribusi seperti FMCG, farmasi, software, bahkan telekomunikasi sekalipun.

Aparat sepertinya memang tidak bisa menindak tegas, sekali penindakan tidak lama kemudian akan kembali lagi. Satu-satunya jalan yang ditempuh saat ini adalah selalu dengan Jalan Damai. Tapi sampai kapan Kedamaian ini akan berlangsung, terlebih jika sudah mulai hitung-hitungan, dan meminta macam-macam.

Keributan antar penguasa wilayah tidak jarang terjadi. Saling berebut omzet, dan main sembunyi-sembunyi. Akibatnya bagi pengelola industri yang lugu, bisa jadi harus bayar double atas pungutan-pungutan liar tersebut.

Jadi status saat ini rasanya, selama semua kejadian itu masih manage-able maka akan dianggap aman-aman saja. Akhirnya tidak ada tindakan, perbaikan, dan penyelesaian yang tuntas. Seluruh element berdiam diri, dan kami hanya bisa mengamati.

Kualitas produk tidak hanya berkaitan dengan manfaat dari suatu produk yang bisa diambil ataupun dari cara pembuatannya, tapi juga ditunjang oleh cara pendistribusian terutama cara penyimpanan yang tepat. Membangun kualitas merupakan tanggung jawab mulai dari pabrikan obat, distribusi, hingga outlet pengecer seperti Apotek, Rumah Sakit, dan sebagainya. Dengan kualitas suatu produk atau layanan akan lebih memiliki nilai tambah yang bermanfaat baik bagi konsumen maupun penjual.

Apa itu Good Storage Practice (GSP)?

GSP merupakan panduan mengenai cara penyimpanan produk yang baik dan benar. Umumnya banyak dijadikan pedoman di industri farmasi. Panduan ini tentunya sudah menjadi standar di lingkungan industri, namun dengan lingkup yang lebih sederhana tetap dapat diaplikasikan dalam pengelolaan bisnis retail.

Kenapa membutuhkan GSP?

Pada dasarnya melalui GSP kita ingin memastikan bahwa produk yang akan kita berikan ke pelanggan haruslah selalu dalam kualitas yang baik dan aman untuk digunakan. Dengan demikian konsumen dapat merasa nyaman dan ama ketika mereka mengetahui bahwa produk yang mereka beli sudah melalui rangkaian proses yang benar.

Komponen dalam GSP

Pengelolaan Penyimpanan yang baik dan benar mengatur beberapa aspek antara lain:

1. Tempat Penyimpanan
2. Fasilitas penyimpanan
3. Sumber Daya Manusia
4. Pengelolaan stok
5. Dokumentasi

Berikut ini akan diulas gambaran umum dari tiap-tiap komponen yang dianggap paling pokok untuk dapat diaplikasikan dalam keseharian.

Tempat Penyimpanan

Tempat penyimpanan atau gudang memiliki persyaratan umum, misalnya lokasi, ukuran, perlengkapan yang dibutuhkan, kemudian alat ukur suhu dan kelembaban, dan juga pengendalian hama/serangga/hewan pengganggu.

Ukuran Gudang

Ruang penyimpanan harus dipastikan mampu menampung segala kebutuhan penyimpanan berbagai jenis produk, dengan tujuan menghindari bercampurnya antar satu produk dengan produk yang lain ataupun produk yang dalam kondisi baik atau rusak.

Kebutuhan Penyimpanan

Umumnya tempat penyimpanan harus memiliki pemisah untuk kategori produk yang satu dengan yang lain. Misalnya untuk produk yang rusak dengan yang baik, untuk obat yang bersuhu dingin dengan yang suhu ruangan, dan sebagainya. Area khusus juga mungkin diperlukan misalnya untuk penerimaan atau pengeluaran barang.

Kondisi Penyimpanan

Tempat penyimpanan biasanya memiliki persyaratan suhu dan kelembaban yang harus selalu dapat diawasi. Dalam hal ini aspek yang perlu dipertimbangkan antara lain: lokasi dan/atau jumlah titik pengawasan suhu yang dapat mewakili kondisi ruangan. Alat ukur tersebut juga harus memiliki standar ukuran yang sudah terkalibrasi (biasanya melalui BMG). Dan yang terakhir frekuensi pengawasan juga perlu diatur untuk memastikan bahwa kondisi gudang selalu terpantau dengan cukup.

Lebih spesifik lagi untuk produk-produk tertentu memiliki kondisi penyimpanan yang khusus, misalnya tidak boleh dijadikan satu dengan produk lain, harus tersimpan dalam tempat yang terkunci, dan lain sebagainya.

Dan yang tidak kalah penting tempat penyimpanan harus memenuhi standar keamanan dan juga kualitas produk yang disimpan.

Pengendalian Serangga/Hewan pengganggu

Tempat penyimpanan biasanya juga tidak luput dari gangguan serangga/hewan pengganggu, karena itu perlu adanya sistem pengawasan yang baik. Diawali dengan program pengecekan rutin yang sudah dibuat jadwalnya. Sangat disarankan untuk menggunakan Layanan outsource yang memiliki kompentensi lebih baik. Kemudian material yang digunakan untuk menghindari gangguan serangga tidak boleh yang dapat merusak kualitas produk. Dan yang terakhir, setiap aktivitas pengecekan tersebut terdokumentasi untuk memudahkan pengawasan rutin.

Fasilitas Penyimpanan

Fasilitas umum yang perlu tersedia dalam penyimpanan antara lain pencahayaan yang cukup, dan pendingin (AC) jika diperlukan. Sementara itu fasilitas yang berkaitan dengan keamanan antara lain, perlengkapan keamaan individu, tanda pengaman, alarm, dan pemadam kebakaran.

Jika memiliki gudang yang cukup besar keberadaan forklift ataupun troli juga diperlukan untuk memudahkan penanganan pemindahan barang. Disamping itu keberadaan komputer untuk memantau kondisi stok sangat penting, terutama jika ragam produk sangat banyak dan aliran produk bergerak juga sangat cepat, sehingga produk lebih terpantau dan mengurangi resiko terjadinya selisih stok.

Jika produk tertentu memiliki kondisi penyimpanan tertentu, keberadaan generator listrik diperlukan untuk mengantisipasi jika terjadi mati listrik.

Sumber Daya Manusia

Seluruh personel yang bekerja di areal penyimpanan perlu mendapatkan pelatihan mengenai cara penyimpanan yang baik, peraturan, prosedur operasional, dan prosedur keamanan.

Personel yang bekerja di areal penyimpanan juga perlu menggunakan perlengkapan ataupun pakaian yang bisa melindungi atau tidak menyebabkan produk menjadi terkontaminasi.

Pengelolaan Stok

Pengelolaan stok meliputi aktivitas antara lain (1) pengecekan pada saat penerimaan produk, (2) pengawasan stok, (3) pengeluaran produk, pengepakan, dan transportasi, dan (4) pemusnahan produk.

Proses penerimaan barang

Setiap kali terjadi aktivitas penerimaan barang perlu dilakukan pengecekan antara lain: Kemasannya tidak rusak, jumlah yang diantar, label produk, nama dan alamat pemasok. Berkaitan dengan produk farmasi, nomer batch dan juga tanggal kadaluarsa harus diperiksa.

Pengendalian stok dan tempat penyimpanan

Sistem pergudangan harus dibuat sistematis, misalnya ruang untuk pergerakan barang atau petugas gudang agar mudah bergerak, kemudian proses pengecekan barang, dan juga penggunaan kartu stok untuk mengawasi pergerakan barang.

Penggunaan label juga diperlukan untuk mengetahui apakah produk dalam kondisi baik, rusak, atau masih dalam pengecekkan. Dan yang penting juga adalah secara rutin dilakukan perhitungan stok untuk menghindari selisih stok.

Pengeluaran produk

Untuk produk farmasi umumnya pengeluaran produk mengikuti mekanisme FEFO (First Expiry First Out), artinya produk yang memiliki masa kadaluarsa yang lebih dekat harus diprioritaskan untuk dikeluarkan terlebih dahulu. Perlu dipastikan pula bahwa setiap pengeluaran barang selalu dilakukan pengecekan terlebih dahulu untuk menghindari kesalahan.

Produk-produk yang sudah dikeluarkan perlu dipastikan sudah diterima oleh pembeli dengan lengkap.

Barang retur

Dalam menangani barang yang diretur yang paling utama adalah tersedianya prosedur tertulis mengenai barang retur. Terutama mengenai kapan barang boleh retur, berapa banyak, dan syarat-syarat lainnya.

Barang retur harus dipisahkan dengan barang yang reguler, dan diberi label untuk memperjelas pembedanya. Karena barang retur perlu dicek terlebih dahulu mengenai kondisi keamanan dan juga kualitasnya.

Barang rusak

Penanganan barang-barang yang rusak juga perlu diatur dalam prosedur tertulis, umumnya membahas mengenai pemisahaan untuk lokasi penyimpanan, label produk, pengecekan, dan juga mekanisme pemusnahannya.

Pemusnahan barang

Pemusnahan produk farmasi tentunya tidak bisa sembarangan, dan perlu diatur dalam prosedur tertulis. Biasanya dari setiap pabrikan produk dan juga dari pemerintah mengeluarkan aturan mengenai tata cara pemusnahan untuk menghindari penyalahgunaan ataupun dampak-dampak yang diakibatkan dari pemusnahan produk tersebut.

Dokumentasi

Disamping menjalankan operasional penyimpanan dengan benar, yang tidak terkalah penting untuk memastikan bahwa semua operasional dijalankan sebagaimana mestinya yaitu dokumentasi terutama berkaitan dengan proses penyimpanan.

Dokumentasi terhadap setiap aktivitas penyimpanan sangat penting, pertama untuk menghindari terjadinya kekeliruan dan kebingungan akibat banyaknya transaksi yang berjalan. Kedua, dokumentasi dapat digunakan sebagai panduan kerja sehingga dapat memastikan tidak ada aktivitas yang terlewati. Ketiga, digunakan untuk melakukan pelacakan terutama jika terjadi ketidaksesuaian misalnya selisih stok, barang hilang, kelebihan, dan sebagainya. Dan yang terakhir, dokumentasi memang merupakan persyaratan yang diwajibkan ketika kita melakukan aktivitas penyimpanan produk, terutama produk-produk farmasi.

Tipe-tipe Dokumen

Dokumentasi yang dimaksud di atas sangat beragam, antara lain:

1. Prosedur, merupakan dokumen yang berisi penjabaran atau instruksi suatu aktivitas. Umumnya prosedur berisi mengenai penjelasan, flowchart, dan juga diagram/gambar.
2. Pencatatan, merupakan dokumen yang berisi catatan dari suatu aktivitas. Bentuknya dapat berupa hard copy seperti kartu stok, buku catatan, dan juga dapat berupa soft copy.

Pengelolaan Dokumen

Karena banyaknya dokumen yang dimiliki dalam satu organisasi, maka perlu dokumen-dokumen tersebut perlu dikelompokkan menjadi (1) Salinan utama, (2) kontrol distribusi, (3) Salinan yang tidak diawasi, (4) Proses penarikan, dan (5) Salinan yang sudah tidak berlaku.

Penyimpanan Dokumen

Dokumen-dokumen tersebut sangat penting, sehingga perlu disimpan dalam tempat yang aman. Kemudian selalu dilakukan review secara periodik, supaya jika ada perubahan aktivitas dapat langsung tersedia dokumentasinya.

Dokumen-dokumen tersebut juga harus bisa diakses dengan mudah oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Dan untuk dokumen yang sudah tidak terpakai dapat dihancurkan atau dimusnahkan sesuai dengan ketentuan, misalnya yang sudah lebih dari 5 tahun atau prosedur yang sudah lama tidak berlaku.

Kesimpulan

Memahami dan mengaplikasikan GSP sangat penting untuk menjaga kualitas produk, dan bisa dijadikan nilai jual karena organisasi kita telah mengikuti tata cara penyimpanan yang sudah diatur dalam standar internasional.

Sales di channel distribusi jauh dari kreativitas marketing apalagi inovasi-inovasi produk. Karena praktek-nya cukup sederhana yaitu geber diskon sebesar-besarnya. Ini adalah praktek yang sering jadi andalah para pelaku bisnis di distribusi. Kadang berhasil, tapi tidak jarang juga yang tidak pengaruh. Karena sebenarnya sales itu sesuai konsep akademis semula yaitu : (1) create awareness di target market, (2) membuat consumer promo.

Jadi artinya, aktivitas sales yang dilakukan pada distributor lebih banyak memindahkan stok atau modal kerja dari gudang distributor ke gudang retailer / agen. Terjadilah sales “semu”, akibatnya barang menumpuk dan yang susah adalah para retailer2 tersebut. Karena Promo “Selling In” yang tidak diikuti dengan Promo “Selling Out”.

Tapi disitulah “Keras Kepala-nya” distributor. Yang ternyata ada motivasi mulia dibelakangnnya, yaitu semata-mata mengejar Kinerja Perusahaan / individual. Padahal pelaku2 tersebut mengetahui bahwa program berlebihan akan mengacaukan hukum supply demand di pasar. Terjadinya fluktuasi / bulp whip effect di hulu industri.

Mencapai KPI-lah yang ternyata memotivasi push-sales tersebut. Inilah yang dimaksud dengan sangat Sales Oriented, namun tidak Business Oriented. Dan disitulah menariknya. Ternyata program-program push tersebut sedikit berpengaruh juga kepada aktivitas “Selling Out”. Karena retailer juga terdorong untuk mencairkan stok yang sudah ditimbunnya tersebut. Mudah2an…

Oh ya sedikit tambahan, jika sebagai distributor tidak melakukan kegiatan / fungsi “marketing” yang lebih mengarah kepada “create awareness” dan “consumer promo”, maka yang perlu selalu diingat adalah bahwa distributor tidak bekerja sendiri, dan tidak mungkin dengan segala upaya-nya untuk berhasil sendiri. Namun jika sebagai distributor menjalankan sendiri peran “marketing”, maka sukses tidak sungguh berada di tangan distributor. Dan itu merupakan pencapaian yang luar biasa, sungguh…

Peran Distribusi

Layanan Kredit - Merupakan salah satu fitur utama distributor, dimana retailer dapat melakukan pembayaran secara kredit tanpa harus melalui prosedur yang rumit layaknya perusahaan finansial. Karena begitu retailer terdaftar sebagai pelanggan distributor yang telah di-validasi sebelumnya, maka fasilitas pembayaran kredit dapat digunakan oleh retailer dalam batasan-batasan tertentu. Misalnya tiap retailer memiliki plafon pembelian, tenggang waktu pembayaran, batas nilai tiap transaksi, dan juga metode pembayaran. Hal ini yang juga menjadi concern bagi para pemilik produk untuk tidak menangani retailer secara langsung, karena mengelola sedemikian banyak pelanggan / retailer tentunya merupakan upaya yang tidak mudah dan bukan merupakan fungsi utama dari pabrikan.

One-Stop Shopping - Idealnya tiap retailer menginginkan satu tempat sebagai sumber pengadaan, sehingga tidak perlu repot menghubungi sedemikian banyak supplier. Distributor yang baik tentunya yang bisa memberikan ragam produk yang lengkap yang dibutuhkan oleh retailer. Distributor yang hanya memiliki sedikit rentang produk akan mengalami sedikit kendala dalam mengoptimalkan kinerja bisnisnya. Pertama karena tidak memiliki kekuatan penawaran yang cukup, kemudian biasanya kompetitornya cukup banyak sehingga tidak memiliki daya ketergantungan.

Distributor dalam hal ini juga memposisikan dirinya sebagai pihak yang mengetahui kebutuhan dari pelanggan / retailer, sehingga distributor bisa menentukan produk mana saja yang sebaiknya disediakan di tiap retailer juga sekaligus memperkenal produk-produk yang baru dikeluarkan di pasar.

Konsultan Bisnis – Distributor tidak sekedar menjual produk tapi juga bertanggung jawab untuk memberikan edukasi mengenai produk-produk yang dijual, sehingga produk yang ditawarkan lebih memiliki daya tarik yang lebih kuat di pasar. Termasuk distributor memberikan solusi jika ada produk-produk yang dinilai sulit untuk dijual oleh para retailer. Karena distributor tentunya tidak menginginkan terjadi return dari produk-produk yang sudah dibeli oleh retailer.

Pengelolaan Persediaan - Saat ini banyak retailer yang tidak menginginkan menyimpan terlalu banyak stok di gudang mereka. Retailer lebih menginginkan frekuensi pembelian yang lebih sering, sehingga retailer tidak perlu investasi ruang penyimpanan yang terlalu besar. Namun demikian frekuensi yang terlalu sering juga tidaklah menguntungkan bagi kedua belah pihak. Sebaiknya distributor menetapkan frekuensi yang paling ideal bagi tiap retailer untuk melakukan pembelian. Ini menjadi nilai tambah distributor yang sangat dirasakan oleh retailer.

Pengelolaan persediaan tidak hanya terbatas pada menghitung berapa stok yang harus disediakan, tapi juga pengelolaan fisik dari fungsi logistik. Difungsi ini diterapkannya disiplin “Good Distribution & Storage Practice”. Saat ini tuntutan untuk comply terhadap beragam aturan dan juga standar internasional menjadi mutlak terkait dengan kualitas produk yang akan didistribusikan hingga konsumen akhir.

Layanan Pengantaran – Pengantaran merupakan tanggung jawab yang mendasar, dimana jika retailer membutuhkan maka sudah tugas dari distributor untuk mengantarkan dengan biaya distributor dimanapun berada kecuali sesuai dengan kesepakatan. Saat ini banyak fungsi pengantaran yang sudah mulai di outsourcing kan, karena permintaan yang cenderung fluktuatif dan kompleksitas dalam mencapai efisiensi. Pengantaran merupakan disiplin fungsi tersendiri yang bisa memberikan nilai tambah sekaligus daya saing, dalam hal ini adalah kecepatan. Disaat retailer enggan untuk menyimpan stok yang terlalu banyak, maka pengantaran harus lebih sering. Di satu sisi ini merupakan pemborosan yang harus dibayar untuk menurunkan modal kerja.

Modifikasi Produk – terkadang untuk memudahkan penjualan serta membantu kelancaran penjualan diperlukan modifikasi produk yang disesuaikan dengan pasar yang tersedia. Modifikasi sudah pasti sifatnya minor, misal bersifat bundling, labeling, dan positioning. Modifikasi dilakukan untuk memenuhi kebutuhan dari retailer, terlebih jika produk / layanan tersebut tergolong “Slow Moving” atau bahkan tidak bergerak sama sekali penjualannya.

Pengembangan Pasar / Bisnis – Distribusi identik juga dengan sales, coverage, dan pertumbuhan. Distributor merupakan elemen utama dalam bisnis. Pengembangan bisnis terkait dengan daya jangkau distribusi. Sehingga inisiatifnya memang sudah seharusnya dari distribusi yang akan menentukan arah pengembangan bisnis. Seperti apa peran distribusi? peka untuk melihat “wallet share”, titik-titik penjualan baru, relationship dengan retailer, dan sebagainya.

Pelatihan Produk- memberikan edukasi kepada retailer dan juga konsumen merupakan fungsi / peran dari marketer. Namun tidak ada salahnya distributor juga menjalankan fungsi-fungsi tersebut sebagai nilai tambah yang justru akan memberikan manfaat tersendiri. Best practice disini adalah membahas peran distributor yang aktif dan memberikan nilai tambah. Sehingga tidak jamannya lagi distributor menutup diri atau membatasi peran disaat ada fungsi marketing yang juga berjalan secara berdampingan. Pada akhirnya tiap individu mungkin saja memiliki keterbatasan, dan disitulah gunanya untuk saling melengkapi.

Ombudsman – arti sederhananya adalah Complaint Handling, distributor tidak hanya kurir tapi fungsi penyedia layanan secara utuh dan memiliki perhatian penuh terhadap produk dan juga layanan yang diberikan. Karena retailer kesehariannya berkomunikasi dengan distributor, maka jika terdapat masalah, keluhan, hal-hal tersebut disampaikan kepada distributor.

Pada akhirnya jika dikelola dengan baik mulai dari pabrikan, distributor, hingga retailer, akan dapat dicapai efisiensi proses sekaligus pengembangan pasar yang lebih aktif. Distributor memiliki peran sentral dan faktor utama dalam hal memastikan ketersediaan produk di titik penjualan sekaligus mendorong percepatan pergerakan inventory menjadi penjualan di retailer.

Hal yang berbeda terjadi untuk produk-produk makanan, minuman, obat-obatan, alat kesehatan ataupun produk-produk yang memiliki masa kadaluarsa seperti Voucher pulsa. Walau pada dasarnya menggunakan konsep FIFO, tapi ketika produk tersebut mengalami perpindahan gudang yang cukup sering bahkan bisa terjadi bolak-balik keluar masuk gudang yang sama maka tidak menutup kemungkinan produk yang terakhir kali masuk justru memiliki masa kadaluarsa lebih awal. Kok bisa?

Ilustrasi

Anggaplah contoh minuman dalam kemasan memiliki kadaluarsa bulan Januari 2010 tiba di gudang bulan ini. Sesuai dengan lancarnya permintaan produk tersebut didistribusikan ke gudang-gudang cabang di seluruh pelosok tanah air bahkan sudah sampai juga ke pedagang eceran. Seiring berjalannya waktu, persaingan minuman dalam kemasan cukup tinggi akibatnya penjualan di daerah sulewesi sangat jelek karena kalah dengan produk lokal. Karena masa kadaluarsa sudah semakin dekat, tentunya sangat disayangkan jika minuman tersebut dibiarkan tidak bergerak di sulawesi. Kebetulan penjualan di Jakarta lebih baik, sehingga perlu dipertimbangkan minuman tersebut ditarik kembali ke gudang jakarta. Padahal gudang Jakarta saat ini sudah menyimpan produk minuman dengan masa kadaluarsa Januari 2012. Alhasil produk yang terakhir masuk di gudang Jakarta saat ini adalah produk yang akan expired pada tahun 2010. Dengan kondisi seperti ini, maka produk yang diprioritaskan untuk keluar gudang terlebih dahulu adalah yang memiliki masa kadaluarsa paling dekat.

Syukurnya aplikasi WMS yang sudah beredar saat ini sudah menunjang untuk proses FEFO ketimbang FIFO yang konvensional. Bahkan saat ini hampir seluruh produk akan mulai mengarah pada sistem FEFO walaupun untuk produk spare-part sekalipun. Tentu saja FEFO ini diperlukan untuk fungsi gudang yang banyak berfungsi sebagai hub keluar masuk dari berbagai sumber.

FEFO mungkin saja akan berdampak pada sistem accounting, terlebih jika terjadi perbedaan harga. Bagaimana implikasinya di accounting? bisa saja ternyata diterapkan dengan konsep FIFO atau LIFO (pada sistem accounting konvensional) . Tapi dengan adanya ERP saat ini, pencatatan tiap produk sangat mungkin dilakukan hingga tingkat yang paling detail.

Bagaimanapun pasar tradisional masih menyimpan daya tarik tersendiri, walaupun dengan berbagai resiko yang harus ditempuh. Daya tarik yang dimaksud antara lain:

1. Harga yang cenderung lebih murah.
2. Bisa terjada tawar-menawar, disinilah seni menjual dan membeli terjadi.
3. Relatif lengkap sesuai dengan target segmen-nya.
4. Masih menguasi 70% pasar di Indonesia.
5. Tersedia dimana-mana, tidak mengenal waktu.

Walau dengan berbagai resiko yang disebutkan seperti:

1. Karena banyak barang murah, sering terjadi resiko barang palsu atau bahkan justru merugikan.
2. Tidak memiliki kelengkapan administrasi yang dapat dipertanggungjawabkan seperti NPWP, nomor telepon, dsb.

Yang menarik dari pasar tradisional antara lain:

1. Seringkali walaupun jumlahnya banyak, beberapa dari mereka mengambil barang dari tempat grosir yang sama. Sehingga bagi pemilik produk cukup mengetahui siapa-siapa saja di pasar tersebut yang bertindak sebagai grossir.
2. Hubungan penjual dan pembeli lebih akrab dan tidak “palsu”, ini relatif ya. Tapi karena hubungan tersebut peran penjual dalam menawarkan produk sangat dominan. Banyak pembeli yang terpengaruh akibat cerita-cerita dari penjual.

—Bersambung—