Kompetensi Inti Sales Distribution

1. Account Management
2. Customer Relationship
3. Information System

Premanisme Kawasan Industri / Pergudangan

Isu ini bukan merupakan barang baru, dan sudah mengakar dan sepertinya tidak akan ada solusi kedepannya. Premanisme akan terus hidup dan makin subur. Sehingga ini akan menjadi salah satu batu sandungan Indonesia untuk menjadi kawasan niaga yang aman.

Aparat sepertinya memang tidak bisa menindak tegas, sekali penindakan tidak lama kemudian akan kembali lagi. Satu-satunya jalan yang ditempuh saat ini adalah selalu dengan Jalan Damai. Tapi sampai kapan Kedamaian ini akan berlangsung, terlebih jika sudah mulai hitung-hitungan, dan meminta macam-macam.

Keributan antar penguasa wilayah tidak jarang terjadi. Saling berebut omzet, dan main sembunyi-sembunyi. Akibatnya bagi pengelola industri yang lugu, bisa jadi harus bayar double atas pungutan-pungutan liar tersebut.

Jadi status saat ini rasanya, selama semua kejadian itu masih manage-able maka akan dianggap aman-aman saja. Akhirnya tidak ada tindakan, perbaikan, dan penyelesaian yang tuntas. Seluruh element berdiam diri, dan kami hanya bisa mengamati.

Good Storage Practice

Pengelolaan Tempat Penyimpanan yang Baik dan Benar

Kualitas produk tidak hanya berkaitan dengan manfaat dari suatu produk yang bisa diambil ataupun dari cara pembuatannya, tapi juga ditunjang oleh cara pendistribusian terutama cara penyimpanan yang tepat. Membangun kualitas merupakan tanggung jawab mulai dari pabrikan obat, distribusi, hingga outlet pengecer seperti Apotek, Rumah Sakit, dan sebagainya. Dengan kualitas suatu produk atau layanan akan lebih memiliki nilai tambah yang bermanfaat baik bagi konsumen maupun penjual.

Apa itu Good Storage Practice (GSP)?

GSP merupakan panduan mengenai cara penyimpanan produk yang baik dan benar. Umumnya banyak dijadikan pedoman di industri farmasi. Panduan ini tentunya sudah menjadi standar di lingkungan industri, namun dengan lingkup yang lebih sederhana tetap dapat diaplikasikan dalam pengelolaan bisnis retail.

Kenapa membutuhkan GSP?

Pada dasarnya melalui GSP kita ingin memastikan bahwa produk yang akan kita berikan ke pelanggan haruslah selalu dalam kualitas yang baik dan aman untuk digunakan. Dengan demikian konsumen dapat merasa nyaman dan ama ketika mereka mengetahui bahwa produk yang mereka beli sudah melalui rangkaian proses yang benar.

Komponen dalam GSP

Pengelolaan Penyimpanan yang baik dan benar mengatur beberapa aspek antara lain:

1. Tempat Penyimpanan
2. Fasilitas penyimpanan
3. Sumber Daya Manusia
4. Pengelolaan stok
5. Dokumentasi

Berikut ini akan diulas gambaran umum dari tiap-tiap komponen yang dianggap paling pokok untuk dapat diaplikasikan dalam keseharian.

Tempat Penyimpanan

Tempat penyimpanan atau gudang memiliki persyaratan umum, misalnya lokasi, ukuran, perlengkapan yang dibutuhkan, kemudian alat ukur suhu dan kelembaban, dan juga pengendalian hama/serangga/hewan pengganggu.

Ukuran Gudang

Ruang penyimpanan harus dipastikan mampu menampung segala kebutuhan penyimpanan berbagai jenis produk, dengan tujuan menghindari bercampurnya antar satu produk dengan produk yang lain ataupun produk yang dalam kondisi baik atau rusak.

Kebutuhan Penyimpanan

Umumnya tempat penyimpanan harus memiliki pemisah untuk kategori produk yang satu dengan yang lain. Misalnya untuk produk yang rusak dengan yang baik, untuk obat yang bersuhu dingin dengan yang suhu ruangan, dan sebagainya. Area khusus juga mungkin diperlukan misalnya untuk penerimaan atau pengeluaran barang.

Kondisi Penyimpanan

Tempat penyimpanan biasanya memiliki persyaratan suhu dan kelembaban yang harus selalu dapat diawasi. Dalam hal ini aspek yang perlu dipertimbangkan antara lain: lokasi dan/atau jumlah titik pengawasan suhu yang dapat mewakili kondisi ruangan. Alat ukur tersebut juga harus memiliki standar ukuran yang sudah terkalibrasi (biasanya melalui BMG). Dan yang terakhir frekuensi pengawasan juga perlu diatur untuk memastikan bahwa kondisi gudang selalu terpantau dengan cukup.

Lebih spesifik lagi untuk produk-produk tertentu memiliki kondisi penyimpanan yang khusus, misalnya tidak boleh dijadikan satu dengan produk lain, harus tersimpan dalam tempat yang terkunci, dan lain sebagainya.

Dan yang tidak kalah penting tempat penyimpanan harus memenuhi standar keamanan dan juga kualitas produk yang disimpan.

Pengendalian Serangga/Hewan pengganggu

Tempat penyimpanan biasanya juga tidak luput dari gangguan serangga/hewan pengganggu, karena itu perlu adanya sistem pengawasan yang baik. Diawali dengan program pengecekan rutin yang sudah dibuat jadwalnya. Sangat disarankan untuk menggunakan Layanan outsource yang memiliki kompentensi lebih baik. Kemudian material yang digunakan untuk menghindari gangguan serangga tidak boleh yang dapat merusak kualitas produk. Dan yang terakhir, setiap aktivitas pengecekan tersebut terdokumentasi untuk memudahkan pengawasan rutin.

Fasilitas Penyimpanan

Fasilitas umum yang perlu tersedia dalam penyimpanan antara lain pencahayaan yang cukup, dan pendingin (AC) jika diperlukan. Sementara itu fasilitas yang berkaitan dengan keamanan antara lain, perlengkapan keamaan individu, tanda pengaman, alarm, dan pemadam kebakaran.

Jika memiliki gudang yang cukup besar keberadaan forklift ataupun troli juga diperlukan untuk memudahkan penanganan pemindahan barang. Disamping itu keberadaan komputer untuk memantau kondisi stok sangat penting, terutama jika ragam produk sangat banyak dan aliran produk bergerak juga sangat cepat, sehingga produk lebih terpantau dan mengurangi resiko terjadinya selisih stok.

Jika produk tertentu memiliki kondisi penyimpanan tertentu, keberadaan generator listrik diperlukan untuk mengantisipasi jika terjadi mati listrik.

Sumber Daya Manusia

Seluruh personel yang bekerja di areal penyimpanan perlu mendapatkan pelatihan mengenai cara penyimpanan yang baik, peraturan, prosedur operasional, dan prosedur keamanan.

Personel yang bekerja di areal penyimpanan juga perlu menggunakan perlengkapan ataupun pakaian yang bisa melindungi atau tidak menyebabkan produk menjadi terkontaminasi.

Pengelolaan Stok

Pengelolaan stok meliputi aktivitas antara lain (1) pengecekan pada saat penerimaan produk, (2) pengawasan stok, (3) pengeluaran produk, pengepakan, dan transportasi, dan (4) pemusnahan produk.

Proses penerimaan barang

Setiap kali terjadi aktivitas penerimaan barang perlu dilakukan pengecekan antara lain: Kemasannya tidak rusak, jumlah yang diantar, label produk, nama dan alamat pemasok. Berkaitan dengan produk farmasi, nomer batch dan juga tanggal kadaluarsa harus diperiksa.

Pengendalian stok dan tempat penyimpanan

Sistem pergudangan harus dibuat sistematis, misalnya ruang untuk pergerakan barang atau petugas gudang agar mudah bergerak, kemudian proses pengecekan barang, dan juga penggunaan kartu stok untuk mengawasi pergerakan barang.

Penggunaan label juga diperlukan untuk mengetahui apakah produk dalam kondisi baik, rusak, atau masih dalam pengecekkan. Dan yang penting juga adalah secara rutin dilakukan perhitungan stok untuk menghindari selisih stok.

Pengeluaran produk

Untuk produk farmasi umumnya pengeluaran produk mengikuti mekanisme FEFO (First Expiry First Out), artinya produk yang memiliki masa kadaluarsa yang lebih dekat harus diprioritaskan untuk dikeluarkan terlebih dahulu. Perlu dipastikan pula bahwa setiap pengeluaran barang selalu dilakukan pengecekan terlebih dahulu untuk menghindari kesalahan.

Produk-produk yang sudah dikeluarkan perlu dipastikan sudah diterima oleh pembeli dengan lengkap.

Barang retur

Dalam menangani barang yang diretur yang paling utama adalah tersedianya prosedur tertulis mengenai barang retur. Terutama mengenai kapan barang boleh retur, berapa banyak, dan syarat-syarat lainnya.

Barang retur harus dipisahkan dengan barang yang reguler, dan diberi label untuk memperjelas pembedanya. Karena barang retur perlu dicek terlebih dahulu mengenai kondisi keamanan dan juga kualitasnya.

Barang rusak

Penanganan barang-barang yang rusak juga perlu diatur dalam prosedur tertulis, umumnya membahas mengenai pemisahaan untuk lokasi penyimpanan, label produk, pengecekan, dan juga mekanisme pemusnahannya.

Pemusnahan barang

Pemusnahan produk farmasi tentunya tidak bisa sembarangan, dan perlu diatur dalam prosedur tertulis. Biasanya dari setiap pabrikan produk dan juga dari pemerintah mengeluarkan aturan mengenai tata cara pemusnahan untuk menghindari penyalahgunaan ataupun dampak-dampak yang diakibatkan dari pemusnahan produk tersebut.

Dokumentasi

Disamping menjalankan operasional penyimpanan dengan benar, yang tidak terkalah penting untuk memastikan bahwa semua operasional dijalankan sebagaimana mestinya yaitu dokumentasi terutama berkaitan dengan proses penyimpanan.

Dokumentasi terhadap setiap aktivitas penyimpanan sangat penting, pertama untuk menghindari terjadinya kekeliruan dan kebingungan akibat banyaknya transaksi yang berjalan. Kedua, dokumentasi dapat digunakan sebagai panduan kerja sehingga dapat memastikan tidak ada aktivitas yang terlewati. Ketiga, digunakan untuk melakukan pelacakan terutama jika terjadi ketidaksesuaian misalnya selisih stok, barang hilang, kelebihan, dan sebagainya. Dan yang terakhir, dokumentasi memang merupakan persyaratan yang diwajibkan ketika kita melakukan aktivitas penyimpanan produk, terutama produk-produk farmasi.

Tipe-tipe Dokumen

Dokumentasi yang dimaksud di atas sangat beragam, antara lain:

1. Prosedur, merupakan dokumen yang berisi penjabaran atau instruksi suatu aktivitas. Umumnya prosedur berisi mengenai penjelasan, flowchart, dan juga diagram/gambar.
2. Pencatatan, merupakan dokumen yang berisi catatan dari suatu aktivitas. Bentuknya dapat berupa hard copy seperti kartu stok, buku catatan, dan juga dapat berupa soft copy.

Pengelolaan Dokumen

Karena banyaknya dokumen yang dimiliki dalam satu organisasi, maka perlu dokumen-dokumen tersebut perlu dikelompokkan menjadi (1) Salinan utama, (2) kontrol distribusi, (3) Salinan yang tidak diawasi, (4) Proses penarikan, dan (5) Salinan yang sudah tidak berlaku.

Penyimpanan Dokumen

Dokumen-dokumen tersebut sangat penting, sehingga perlu disimpan dalam tempat yang aman. Kemudian selalu dilakukan review secara periodik, supaya jika ada perubahan aktivitas dapat langsung tersedia dokumentasinya.

Dokumen-dokumen tersebut juga harus bisa diakses dengan mudah oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Dan untuk dokumen yang sudah tidak terpakai dapat dihancurkan atau dimusnahkan sesuai dengan ketentuan, misalnya yang sudah lebih dari 5 tahun atau prosedur yang sudah lama tidak berlaku.

Kesimpulan

Memahami dan mengaplikasikan GSP sangat penting untuk menjaga kualitas produk, dan bisa dijadikan nilai jual karena organisasi kita telah mengikuti tata cara penyimpanan yang sudah diatur dalam standar internasional.

Sungguh, Sales dalam industri Distribusi sangat Menarik

Rasanya sedikit sekali teori-teori dalam kajian konseptual akademis yang membahas mengenai optimalisasi “Sales” dalam channel distribusi. Karena biasanya Sales sangat kental dengan aktivitas “create awareness” di market, dan consumer promo. Tapi diluar itu ada “kepercayaan” lain dalam sales pada channel distribusi. Ini sudah pernah dibahas sebelumnya dalam pengenalan industri saluran distribusi. Namun membahas kembali soal sales channel distribusi seakan-akan tidak ada habisnya.

Sales di channel distribusi jauh dari kreativitas marketing apalagi inovasi-inovasi produk. Karena praktek-nya cukup sederhana yaitu geber diskon sebesar-besarnya. Ini adalah praktek yang sering jadi andalah para pelaku bisnis di distribusi. Kadang berhasil, tapi tidak jarang juga yang tidak pengaruh. Karena sebenarnya sales itu sesuai konsep akademis semula yaitu : (1) create awareness di target market, (2) membuat consumer promo.

Jadi artinya, aktivitas sales yang dilakukan pada distributor lebih banyak memindahkan stok atau modal kerja dari gudang distributor ke gudang retailer / agen. Terjadilah sales “semu”, akibatnya barang menumpuk dan yang susah adalah para retailer2 tersebut. Karena Promo “Selling In” yang tidak diikuti dengan Promo “Selling Out”.

Tapi disitulah “Keras Kepala-nya” distributor. Yang ternyata ada motivasi mulia dibelakangnnya, yaitu semata-mata mengejar Kinerja Perusahaan / individual. Padahal pelaku2 tersebut mengetahui bahwa program berlebihan akan mengacaukan hukum supply demand di pasar. Terjadinya fluktuasi / bulp whip effect di hulu industri.

Mencapai KPI-lah yang ternyata memotivasi push-sales tersebut. Inilah yang dimaksud dengan sangat Sales Oriented, namun tidak Business Oriented. Dan disitulah menariknya. Ternyata program-program push tersebut sedikit berpengaruh juga kepada aktivitas “Selling Out”. Karena retailer juga terdorong untuk mencairkan stok yang sudah ditimbunnya tersebut. Mudah2an…

Oh ya sedikit tambahan, jika sebagai distributor tidak melakukan kegiatan / fungsi “marketing” yang lebih mengarah kepada “create awareness” dan “consumer promo”, maka yang perlu selalu diingat adalah bahwa distributor tidak bekerja sendiri, dan tidak mungkin dengan segala upaya-nya untuk berhasil sendiri. Namun jika sebagai distributor menjalankan sendiri peran “marketing”, maka sukses tidak sungguh berada di tangan distributor. Dan itu merupakan pencapaian yang luar biasa, sungguh…

Best Practice dalam Distribusi

Post kali ini membahas mengenai praktek distribusi yang lebih umum. Sebelumnya pernah diulas mengenai peran inovasi dalam distribusi yang lebih banyak ke arah fungsi “trading”. Namun dalam tulisan ini akan diulas lebih umum dan juga hal-hal kritis yang penting dalam pengelolaan distribusi. Post ini merupakan rangkuman dan penelaahan artikel dengan judul “the role of the distributor” yang diterbitkan NPTA Alliance. Tulisan tersebut sangat relevan, dan menunjukkan begitulah peran distributor seharusnya. Sehingga dalam post ini diulas dengan versi yang lebih membumi.

Peran Distribusi

Layanan Kredit - Merupakan salah satu fitur utama distributor, dimana retailer dapat melakukan pembayaran secara kredit tanpa harus melalui prosedur yang rumit layaknya perusahaan finansial. Karena begitu retailer terdaftar sebagai pelanggan distributor yang telah di-validasi sebelumnya, maka fasilitas pembayaran kredit dapat digunakan oleh retailer dalam batasan-batasan tertentu. Misalnya tiap retailer memiliki plafon pembelian, tenggang waktu pembayaran, batas nilai tiap transaksi, dan juga metode pembayaran. Hal ini yang juga menjadi concern bagi para pemilik produk untuk tidak menangani retailer secara langsung, karena mengelola sedemikian banyak pelanggan / retailer tentunya merupakan upaya yang tidak mudah dan bukan merupakan fungsi utama dari pabrikan.

One-Stop Shopping - Idealnya tiap retailer menginginkan satu tempat sebagai sumber pengadaan, sehingga tidak perlu repot menghubungi sedemikian banyak supplier. Distributor yang baik tentunya yang bisa memberikan ragam produk yang lengkap yang dibutuhkan oleh retailer. Distributor yang hanya memiliki sedikit rentang produk akan mengalami sedikit kendala dalam mengoptimalkan kinerja bisnisnya. Pertama karena tidak memiliki kekuatan penawaran yang cukup, kemudian biasanya kompetitornya cukup banyak sehingga tidak memiliki daya ketergantungan.

Distributor dalam hal ini juga memposisikan dirinya sebagai pihak yang mengetahui kebutuhan dari pelanggan / retailer, sehingga distributor bisa menentukan produk mana saja yang sebaiknya disediakan di tiap retailer juga sekaligus memperkenal produk-produk yang baru dikeluarkan di pasar.

Konsultan Bisnis – Distributor tidak sekedar menjual produk tapi juga bertanggung jawab untuk memberikan edukasi mengenai produk-produk yang dijual, sehingga produk yang ditawarkan lebih memiliki daya tarik yang lebih kuat di pasar. Termasuk distributor memberikan solusi jika ada produk-produk yang dinilai sulit untuk dijual oleh para retailer. Karena distributor tentunya tidak menginginkan terjadi return dari produk-produk yang sudah dibeli oleh retailer.

Pengelolaan Persediaan - Saat ini banyak retailer yang tidak menginginkan menyimpan terlalu banyak stok di gudang mereka. Retailer lebih menginginkan frekuensi pembelian yang lebih sering, sehingga retailer tidak perlu investasi ruang penyimpanan yang terlalu besar. Namun demikian frekuensi yang terlalu sering juga tidaklah menguntungkan bagi kedua belah pihak. Sebaiknya distributor menetapkan frekuensi yang paling ideal bagi tiap retailer untuk melakukan pembelian. Ini menjadi nilai tambah distributor yang sangat dirasakan oleh retailer.

Pengelolaan persediaan tidak hanya terbatas pada menghitung berapa stok yang harus disediakan, tapi juga pengelolaan fisik dari fungsi logistik. Difungsi ini diterapkannya disiplin “Good Distribution & Storage Practice”. Saat ini tuntutan untuk comply terhadap beragam aturan dan juga standar internasional menjadi mutlak terkait dengan kualitas produk yang akan didistribusikan hingga konsumen akhir.

Layanan Pengantaran – Pengantaran merupakan tanggung jawab yang mendasar, dimana jika retailer membutuhkan maka sudah tugas dari distributor untuk mengantarkan dengan biaya distributor dimanapun berada kecuali sesuai dengan kesepakatan. Saat ini banyak fungsi pengantaran yang sudah mulai di outsourcing kan, karena permintaan yang cenderung fluktuatif dan kompleksitas dalam mencapai efisiensi. Pengantaran merupakan disiplin fungsi tersendiri yang bisa memberikan nilai tambah sekaligus daya saing, dalam hal ini adalah kecepatan. Disaat retailer enggan untuk menyimpan stok yang terlalu banyak, maka pengantaran harus lebih sering. Di satu sisi ini merupakan pemborosan yang harus dibayar untuk menurunkan modal kerja.

Modifikasi Produk – terkadang untuk memudahkan penjualan serta membantu kelancaran penjualan diperlukan modifikasi produk yang disesuaikan dengan pasar yang tersedia. Modifikasi sudah pasti sifatnya minor, misal bersifat bundling, labeling, dan positioning. Modifikasi dilakukan untuk memenuhi kebutuhan dari retailer, terlebih jika produk / layanan tersebut tergolong “Slow Moving” atau bahkan tidak bergerak sama sekali penjualannya.

Pengembangan Pasar / Bisnis – Distribusi identik juga dengan sales, coverage, dan pertumbuhan. Distributor merupakan elemen utama dalam bisnis. Pengembangan bisnis terkait dengan daya jangkau distribusi. Sehingga inisiatifnya memang sudah seharusnya dari distribusi yang akan menentukan arah pengembangan bisnis. Seperti apa peran distribusi? peka untuk melihat “wallet share”, titik-titik penjualan baru, relationship dengan retailer, dan sebagainya.

Pelatihan Produk- memberikan edukasi kepada retailer dan juga konsumen merupakan fungsi / peran dari marketer. Namun tidak ada salahnya distributor juga menjalankan fungsi-fungsi tersebut sebagai nilai tambah yang justru akan memberikan manfaat tersendiri. Best practice disini adalah membahas peran distributor yang aktif dan memberikan nilai tambah. Sehingga tidak jamannya lagi distributor menutup diri atau membatasi peran disaat ada fungsi marketing yang juga berjalan secara berdampingan. Pada akhirnya tiap individu mungkin saja memiliki keterbatasan, dan disitulah gunanya untuk saling melengkapi.

Ombudsman – arti sederhananya adalah Complaint Handling, distributor tidak hanya kurir tapi fungsi penyedia layanan secara utuh dan memiliki perhatian penuh terhadap produk dan juga layanan yang diberikan. Karena retailer kesehariannya berkomunikasi dengan distributor, maka jika terdapat masalah, keluhan, hal-hal tersebut disampaikan kepada distributor.

Pada akhirnya jika dikelola dengan baik mulai dari pabrikan, distributor, hingga retailer, akan dapat dicapai efisiensi proses sekaligus pengembangan pasar yang lebih aktif. Distributor memiliki peran sentral dan faktor utama dalam hal memastikan ketersediaan produk di titik penjualan sekaligus mendorong percepatan pergerakan inventory menjadi penjualan di retailer.

First Expired First Out

Dalam teori-teori mengenai pergudangan istilah flow produk yang sering digunakan adalah FIFO dan LIFO. FIFO yang berarti yang pertama kali masuk harusnya yang pertama kali pula yang diprioritaskan untuk keluar. Sebaliknya LIFO berarti yang terakhir kali masuk justru yang pertama kali keluar. Biasanya konsep yang banyak digunakan adalah FIFO, wajar saja yang pertama kali antri pastinya yang harus dilayani. Tapi bagaimana jika produk yang dimaksud berupa “Pasir” yang hanya diletakkan di suatu tempat besar. Tidak mungkin kita mengambil bagian bawahnya terlebih dahulu kan, sehingga yang pertama kali dikeluarkan pastinya yang bagian atas.

Hal yang berbeda terjadi untuk produk-produk makanan, minuman, obat-obatan, alat kesehatan ataupun produk-produk yang memiliki masa kadaluarsa seperti Voucher pulsa. Walau pada dasarnya menggunakan konsep FIFO, tapi ketika produk tersebut mengalami perpindahan gudang yang cukup sering bahkan bisa terjadi bolak-balik keluar masuk gudang yang sama maka tidak menutup kemungkinan produk yang terakhir kali masuk justru memiliki masa kadaluarsa lebih awal. Kok bisa?

Ilustrasi

Anggaplah contoh minuman dalam kemasan memiliki kadaluarsa bulan Januari 2010 tiba di gudang bulan ini. Sesuai dengan lancarnya permintaan produk tersebut didistribusikan ke gudang-gudang cabang di seluruh pelosok tanah air bahkan sudah sampai juga ke pedagang eceran. Seiring berjalannya waktu, persaingan minuman dalam kemasan cukup tinggi akibatnya penjualan di daerah sulewesi sangat jelek karena kalah dengan produk lokal. Karena masa kadaluarsa sudah semakin dekat, tentunya sangat disayangkan jika minuman tersebut dibiarkan tidak bergerak di sulawesi. Kebetulan penjualan di Jakarta lebih baik, sehingga perlu dipertimbangkan minuman tersebut ditarik kembali ke gudang jakarta. Padahal gudang Jakarta saat ini sudah menyimpan produk minuman dengan masa kadaluarsa Januari 2012. Alhasil produk yang terakhir masuk di gudang Jakarta saat ini adalah produk yang akan expired pada tahun 2010. Dengan kondisi seperti ini, maka produk yang diprioritaskan untuk keluar gudang terlebih dahulu adalah yang memiliki masa kadaluarsa paling dekat.

Syukurnya aplikasi WMS yang sudah beredar saat ini sudah menunjang untuk proses FEFO ketimbang FIFO yang konvensional. Bahkan saat ini hampir seluruh produk akan mulai mengarah pada sistem FEFO walaupun untuk produk spare-part sekalipun. Tentu saja FEFO ini diperlukan untuk fungsi gudang yang banyak berfungsi sebagai hub keluar masuk dari berbagai sumber.

FEFO mungkin saja akan berdampak pada sistem accounting, terlebih jika terjadi perbedaan harga. Bagaimana implikasinya di accounting? bisa saja ternyata diterapkan dengan konsep FIFO atau LIFO (pada sistem accounting konvensional) . Tapi dengan adanya ERP saat ini, pencatatan tiap produk sangat mungkin dilakukan hingga tingkat yang paling detail.

Distribusi ke Pasar Tradisional

Bagi beberapa orang, pasar tradisional cenderung untuk dihindari karena tempat yang panas, terkadang becek, sumpek, dan ramai. Itu sebabnya mulai banyak yang beralih ke pasar modern.

Bagaimanapun pasar tradisional masih menyimpan daya tarik tersendiri, walaupun dengan berbagai resiko yang harus ditempuh. Daya tarik yang dimaksud antara lain:

1. Harga yang cenderung lebih murah.
2. Bisa terjada tawar-menawar, disinilah seni menjual dan membeli terjadi.
3. Relatif lengkap sesuai dengan target segmen-nya.
4. Masih menguasi 70% pasar di Indonesia.
5. Tersedia dimana-mana, tidak mengenal waktu.

Walau dengan berbagai resiko yang disebutkan seperti:

1. Karena banyak barang murah, sering terjadi resiko barang palsu atau bahkan justru merugikan.
2. Tidak memiliki kelengkapan administrasi yang dapat dipertanggungjawabkan seperti NPWP, nomor telepon, dsb.

Yang menarik dari pasar tradisional antara lain:

1. Seringkali walaupun jumlahnya banyak, beberapa dari mereka mengambil barang dari tempat grosir yang sama. Sehingga bagi pemilik produk cukup mengetahui siapa-siapa saja di pasar tersebut yang bertindak sebagai grossir.
2. Hubungan penjual dan pembeli lebih akrab dan tidak “palsu”, ini relatif ya. Tapi karena hubungan tersebut peran penjual dalam menawarkan produk sangat dominan. Banyak pembeli yang terpengaruh akibat cerita-cerita dari penjual.

—Bersambung—

Delivery Timeliness masih menjadi Primadona

Tidak seperti negara-negara tetangga, dimana tiap retailer memiliki perencanaan inventory yang bagus. Mungkin karena kebanyakan sudah tergolong “Modern”. Di Indonesia, retailer kebanyakan bersifat tradisional. Retailer tidak memiliki sistem perencanaan stok yang layak. Akibatnya, pemesanan selalu dilakukan tiba-tiba. Memang keunggulannya adalah retailer tidak perlu menyimpan stok yang besar. Retailer banyak mengandalkan para supplier / distributor yang hingga saat ini bersedia untuk melayani permintaan dengan cepat.

Negara-negara seperti Filipina, Malaysia, dan mungkin di beberapa negara ASEAN lainnya, Lead time pengiriman bisa mencapai 3 – 7 hari. Sehingga Supply Chain disana bisa memotong biaya untuk transportasi, karena pengiriman terencana yang lebih efisien.

Saya melakukan survey di sejumlah retailer disini mengenai ekspektasi retailer terhadap supplier / distributor terkait pemenuhan pesanan, hasil yang diperoleh antara lain:

1. 75% lebih retailer masih mengharapkan pengiriman yang lebih responsif. Ini untuk kategori retailer tradisional. Sedangkan yang tergolong “modern”, sudah memiliki jadwal tertentu. Responsif yang dimaksud yaitu pengiriman pada hari yang sama atau paling tidak hari setelahnya.
   
2. Retailer tidak mengharapkan penimbunan stok, terutama yang tergolong slow moving. Bahkan untuk fast-moving, mereka berani untuk tidak menyimpan stok yang berlebih. Mereka berharap dengan adanya stok di supplier, maka ketersediaan di gudang retailer dipastikan aman.

Hal tersebut bisa dimaklumi, karena saat ini ragam produk demikian banyaknya dan terus bertambah dari hari ke hari. Sementara gudang yang dimiliki tidak juga bertambah, demikian juga dengan jumlah petugas gudangnya.

Fenomena menarik ini sepertinya merupakan trade-off antara biaya inventory dan biaya transportasi. Edukasi terhadap retailer juga tidak mudah, kecuali dengan jalan me-modern-kan mereka. Namun jika melihat basis pasar di Indonesia dimana 70%an masih didominasi oleh pasar tradisional, tentunya Supply Chain yang dirancang pun tidak bisa bergaya modern.

Tantangannya adalah bagaimana menyusun rantai pasokan yang cocok dengan gaya tradisional namun tetap mengedepankan efisiensi biaya. Beberapa contoh dasar yang bisa diterapkan antara lain:

1. Penyusunan Shift Pengiriman. Jika memiliki armada sepeda motor, jangan khawatir terhadap biaya bensin. Masih tergolong relatif murah bahkan untuk melayani area yang jauh-jauh. Fokus-kan pada waktu pemenuhan yang dijanjikan. Yang terpenting, box motor tidak kosong. Tentunya harus dilihat dari produknya, jika yang diantarkan adalah makanan matang seperti McD, Bakmi GM, dsb… Konsep Full Truck Load ini agak sulit diterapkan. Tapi yang dibahas disini adalah bisnis yang melayani retailer, jadi efisiensi bisa diperoleh ketika mencapai kondisi Full Truck Load.
2. Tidak membiarkan armada menganggur. Lebih baik diatur jadwal jam kerja dari tiap ekspedisi. Jadwal sibuk pengantaran hanya terjadi di waktu tertentu, misalnya di mulai dari jam 10.00 hingga jam 15.00 tapi lebih sedikit pengantaran yang dilakukan di jam 08.00 pagi ataupun jam 17.00.
3. Menggunakan 3rd Party Transporter mungkin lebih baik, asalkan perhitungan berbasis titik pengantaran bukan atas dasar volume atau nilai barang. POS Indonesia saat ini juga menyediakan layanan customized serupa dengan biaya yang relatif murah dan service level yang baik, namun ada juga beberapa vendor lain yang bisa dipertimbangkan. Namun untuk melakukan outsourcing seperti ini perlu diperjelas aturan main dan juga tata cara serah terima. Karena menyangkut nama baik dari pengirim.

Karena masih menjadi “Primadona” bagi industri ini, maka menjadi excel dalam hal ini merupakan nilai tambah tersendiri. Pada akhirnya dalam bisnis yang dicari tidak semata hanya “low-cost”, melainkan juga “kenyamanan” dalam bermitra. Dan ini akan mendorong siapapun yang mengedepankan “service” / layanan sebagai “Partner of Choice”.

Memahami Pasar Rumah Sakit

Bagi kebanyakan masyarakat awam Rumah Sakit (RS) merupakan penyedia layanan yang terkenal dengan kelengkapan prakter dokter, layanan 24 jam gawat darurat, dan juga layanan rawat inap. Keberadaan RS bertumbuh seiring dengan meningkatnya populasi. Dari sisi jumlah secara nasional mungkin perlu juga dibandingkan dengan keberadaan mall / pusat perbelanjaan terutama untuk di kota besar.

RS biasanya terdiri dari layanan: Praktek Dokter (rawat jalan), Instalasi Farmasi / Apotek, Ruang Rawat Inap, Laboratorium, Ruang Bedah, Kamar Otopsi dan Mayat, Layanan ASKES, dan Layanan Gawat Darurat 24 jam. Dengan kata lain RS sebenarnya merupakan salah satu bentuk pasar, tempat bertemunya antara penyedia dengan konsumen. Yang ditawarkan juga mulai dari produk / obat dan tentunya jasa / layanan. Produk dan layanan yang tersedia pastinya yang terkait dengan kesehatan, namun saat ini RS besar sudah mulai meninggalkan konsep tradisional. Tujuannya tidak membuat RS sebagai sarana yang mengerikan. Sehingga wajar jika sekarang ditemui RS yang menyediakan kafetaria yang bagus, mini market, dan bahkan tempat bermain.

Sebagai penyedia layanan kesehatan, RS berada dalam fungsi ganda yang mungkin bertolak belakang yaitu antara misi untuk memberikan kesehatan namun juga tetap mendapatkan keuntungan. Namun sebagaimana industri kebanyakan, tiap RS pastinya memiliki misi untuk mendapatkan keuntungan yang besar. Jika tidak ingin dicap mahal oleh konsumen, maka RS harus kerja keras menekan biaya pembelian dan investasi. Sehingga marjin keuntungan yang diperoleh tetap besar.

Proses Pengadaan

RS bekerja seperti halnya retailer sejenis Alfamart, Carrefour, dan sebagainya. RS memiliki bagian Pembelian sebagai pusat dari segala macam pengadaan kebutuhan RS. Kebanyakan RS, mungkin sekitar 95% RS menerapkan apa yang dinamakan dengan standarisasi.

Walaupun memiliki fasilitas yang lengkap, tidak berarti tiap RS menyediakan berbagai macam merek untuk jenis terapi yang sama. Standarisasi adalah sebagai bentuk penyederhanaan jenis produk yang tersedia di RS. Maklum saja, saat ini untuk terapi yang sama obat yang tersedia di pasaran bisa mencapai puluhan bahkan ratusan merek. Sehingga untuk menghindari stok obat yang tidak terpakai, penyediaan merek-nya pun dibatasi. Dengan demikian RS bisa tetap dengan baik melayani pasien namun dengan pengelolaan stok obat yang lebih efisien.

Jika carrefour berusaha menyediakan beragam merek dengan lengkap, namun RS tidak demikian. Contoh untuk retailer-nya convenient store seperti Circle K yang hanya menyediakan satu atau dua jenis merek saja untuk tiap jenis produk. Standarisasi juga dikenal dengan istilah Formularium. Penetapan produk-produk yang ada di RS berdasarkan komite medik yang terdiri dari pengurus RS dan dokter-dokter yang tergabung di dalamnya.

Standarisasi ini memiliki periode untuk dilakukan review, tujuannya jika ada masalah dengan suatu merek produk maka bisa diganti dengan merek yang lain. Dengan adanya sistem seperti inilah, para produsen obat berlomba-lomba untuk menarik perhatian dari para komite medik. Pertimbangannya bermacam-macam, mulai dari harga, kualitas produk, citra pabrikan, dan juga service level. Tidak semua produsen obat bisa menempatkan produknya di RS tersebut.

Jika Carrefour dikenal dengan istilah Listing Fee, dimana produsen membayar sejumlah biaya agar produknya dapat dijual di Carrefour, namun berbeda dengan RS. Standarisasi hingga saat ini belum memiliki biaya yang dibebankan kepada tiap produsen obat. Standarisasi juga menjadi pertimbangan bagi RS untuk mencoba berganti-ganti merek untuk melihat khasiat dari tiap produk. Walaupun pergantian itu tidak terlalu sering.

Praktek “Lain”

Sayangnya sistem yang demikian rapi dan bertujuan baik di tiap RS seringkali disalahgunakan oleh oknum-oknum yang hanya mementingkan dirinya sendiri ataupun kelompoknya. Apa yang seharusnya tidak ada, menjadi ada. Kerugian bisa muncul tidak hanya bagi RS tapi juga pasien itu sendiri.

Banyaknya produsen yang memaksakan agar produknya masuk dalam standarisasi mengakibatkan jumlah stok di gudang RS seringkali berlebihan. Jika tidak diantisipasi dapat berakibat pada kerugian karena produk tidak bisa diretur. Kerugian lain, bisa jadi ada dokter yang memaksakan untuk meresepkan produk yang tidak perlu tadi kepada pasien karena adanya titipan dari manajemen bahwa masih ada stok yang menumpuk.

Ada juga yang menerapkan sistem kontrak, penyalur memberikan sejumlah uang tertentu sebagai bentuk pengikatan kepada RS. Dengan kesepakatan tersebut, RS diminta untuk melakukan pengambilan terlepas ada kebutuhan atau tidak dari pasien. RS tersebut juga sudah diberi target untuk pengambilan sejumlah sekian dalam setahun. Uang yang diberikan dari penyalur ini ada yang memang masuk ke dalam kas RS, namun juga tidak sedikit yang masuk ke kantong-kantong pribadi dari oknum-oknum di RS maupun penyalur. Praktek ini sarat dengan korupsi, terutama untuk RS yang didanai dari Pemerintah.

Pasien lagi yang dirugikan, mengkonsumsi obat yang seharusnya tidak perlu dikonsumsi. RS juga rugi, karena stok menjadi penuh akibat aktivitas pemaksaan dari produsen dan penyalur. Maklum saja, sistem kontrak ini sering digunakan sebagai jalan pintas bagi penyalur. Dan dimanfaatkan oleh oknum-oknum tertentu di RS. RS yang seharusnya bisa menikmati harga lebih murah, terpaksa harus membayar lebih mahal dan selisih harga tersebut justru jatuh pada oknum.

Masih ada Harapan

Dengan gencarnya semangat anti korupsi saat ini, harusnya membuat sadar bagi para pelaku bisnis baik di sektor pemerintah maupun swasta untuk menjalankan bisnis secara sehat. Uang yang tidak halal tersebut tentunya juga tidak akan memberikan kebaikan bagi siapapun.

Jika perlu, sebaiknya dilegalkan saja biaya untuk kontrak tersebut. Sehingga tidak masuk ke kantong pribadi. Manajemen RS pun harus secara ketat mengawasi pergerakan stok yang ada di gudang. Jika ditemukan adanya transaksi yang tidak lazim, maka perlu ada tindakan. Tidak ada kebanggaan pula untuk mendapatkan bisnis dengan cara yang tidak fair tersebut.

Pasar RS menyimpan potensi yang besar sebagai tempat pertemuan penjual dan pembeli. Sudah waktunya RS di Indonesia menikmati layanan kelas dunia dari distribusi obat, alat kesehatan, dan juga fasilitasnya.

Memahami Industri Saluran Distribusi

Definisi yang perlu diketahui

Banyak yang salah menganggap bahwa industri saluran distribusi sebagai model B2B, karena kebanyakan melihat industri saluran distribusi ini memiliki hubungan dari organisasi ke organisasi. Distributor yang menyalurkan produknya ke retailer bukanlah B2B. Namun Distributor yang menjual produk kepada user langsung, maka itu baru bisa dikatakan sebagai B2B misalnya distributor atau Vendor Software / hardware. Distributor seperti ini bermitra dengan pemilik produk untuk memasarkan secara langsung kepada pengguna yang sifatnya adalah organisasi, bukan perorangan.

Namun untuk distributor yang sifatnya menyalurkan produknya ke organisasi lain misalnya retailer untuk dijual secara langsung kepada konsumen, itu jelas bukan B2B. Kenapa? Karena permintaan datang tidak murni dari retailer, melainkan ada konsumen akhir yang akan menggunakan produk tersebut. Sehingga banyak peran dalam B2B yang tidak aplikatif dalam model tersebut.

Kategori Tersendiri yang menyimpan Potensi

Walau bagaimanapun baik distributor yang menjual langsung ke end-user maupun kepada retailer, sama-sama memiliki keunikan tersendiri. Bahkan berbeda dengan konsep B2B kebanyakan yang dibahas pada konsep marketing. Pembahasan mengenai saluran distribusi sangat minim, karena saluran distribusi sering dianggap sebagai hanya salah satu bagian dari strategi pemasaran.

Saluran Distribusi bisa dikatakan sebagai bisnis 10%, angka 10% ini kurang lebih mencerminkan merupakan biaya yang harus dikeluarkan oleh pemilik produk agar produknya tersalurkan hingga ke konsumen akhir. Artinya jika omzet suatu produk demikian besar, maka makin besar pula nilai bisnis pada saluran distribusi.

Karakter Saluran Distribusi

Distributor bukanlah Ekspedisi ataupun 3rd Party Logistic yang sekedar menyediakan jasa penyimpanan dan pengiriman barang. Seperti yang sudah pernah diulas dalam artikel terdahulu, distribusi sebagai mediaries memiliki 3 peran utama yaitu:

• Penyaluran fisik
• Pengelolaan account (retailer / user)
• Penanggung jawab resiko

Dengan demikian karakter khusus dari perusahaan distribusi untuk yang melayani retailer antara lain:

• Memiliki customer yang tetap, karena permintaan terus berulang seiring dengan suksesnya produk dipasaran. Sehingga terjadinya repeat order dari retailer ke distributor tidak bisa dianggap sebagai bentuk loyalitas, tapi lebih karena disebabkan adanya permintaan dari pasar.
• Sifatnya yang lebih cenderung kepada mengambil order, mengirim dan menagih. Karena distributor retailer ini tidak memiliki peran yang berarti dalam hal peningkatan permintaan dari konsumen. Aktivitas tersebut kebanyakan dikerjakan oleh tim pemasaran dari pemilik produk.
• Tidak bisa sembarangan menetapkan harga, kecuali jika memang ada kesepakatan transfer pricing. Pada umumnya pemilik produk sudah mempublikasikan kepada pasar harga jual yang dapat dinikmati oleh konsumen. Marjin keuntungan mungkin hanya bisa dinikmati oleh retailer, tapi distributor tidak memiliki banyak keleluasaan untuk penetapan harga.
• Walaupun permintaan tersebut datangnya dari konsumen akhir, namun distributor tertentu bisa menjalankan peran pipelining dengan baik. Dalam arti distributor bisa menempatkan produknya lebih banyak di retailer dengan kondisi tertentu yang disepakati. Hal ini akan membuat seolah-olah penjualan suatu produk bernilai besar, padahal ternyata hanya terjadi penumpukan stok di retailer. Trik ini hanya berlaku sesaat, namun ajaibnya situasi seperti ini bisa memaksa penjualan yang lebih banyak.

Poin terakhir diatas merupakan daya tarik tersendiri pada dunia distribusi, praktek bisnis yang tidak dibahas dalam konsep marketing kebanyakan. Misalnya saja untuk pasar distribusi di Indonesia antara lain;

1. Selalu terjadi penumpukan penjualan di akhir periode. Biasanya jika sudah kepepet, distributor dan pemilik produk akan memberikan diskon supaya retailer mau melakukan pembelian lebih banyak. Hal ini sudah menjadi kebiasaan yang akan sulit dirubah. Akibatnya tidak efisien, sumber daya yang terpakai di akhir bulan melebihi daya tampung sehingga harus dipaksa untuk ditambahkan. Sementara di awal periode, sumber daya tersebut tidak digunakan dengan optimal karena sedikitnya transaksi.
2. Terjadinya kompetisi atau persaingan di tingkat retailer. Distributor saling berlomba untuk merebut wallet share dari retailer. Tujuannya adalah memenuhi stok di gudang retailer sehingga produk lebih dominan di outlet.
3. Mudah terpancing untuk melakukan penjualan atau supply ke grossir. Menjual ke grosir lebih cepat, karena pengambilannya langsung banyak. Tapi banyak resiko yang harus dibayar, misalnya saja pemberian diskon lebih besar. Belum lagi pembayaran yang tertunda. Dan jika sudah terjadi ketergantungan kepada grosir, maka daya tawar distributor sudah melemah. Lebih parahnya lagi, grosir ini ternyata menggerogoti pasar retailer semula. Sudah pasti, keuntungan yang diperoleh menjadi lebih kecil.
4. Retailer mengharapkan service level, sementara distributor mengejar sales. Dua hal ini seolah-olah menjadi daya tawar kedua belah pihak. Sangat jarang terjadi pertemuan antara retailer dengan distributor. Jikapun distributor berbicara service, itu hanyalah superficial / palsu. Semuanya mengarah kepada sales, sehingga tidak heran retailer selalu saja mengeluhkan sikap distributor yang cenderung selalu memaksa tapi tidak pernah membantu retailer dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi. Distributor seringkali berdalih bahwa kekurangan tersebut merupakan kebijakan dari pemilik produk, distributor hanya menyampaikan saja. Banyak distributor pun menjadi lupa bahwa mereka sebenarnya mengemban peran utama sebagai perusahaan penyedia layanan.

Banyak konsep mengenai optimalisasi penyimpanan, supply chain, pemasaran, dan sebagainya yang kembali mengarah pada gaya pemasaran pasar tradisional, yah kasarnya toko kelontong. Pembeli dan pedagang bisa saling bernegosiasi sewaktu-waktu tanpa adanya perencanaan, ataupun perhitungan efisiensi. Padahal bisnis yang ditangani oleh distributor bukanlah kelas toko kelontong tapi sudah mencapai milyaran bahwa trilyunan.

Penutup

Jika dikelola dengan baik, maka distribusi memiliki potensi keuntungan yang jauh lebih besar dan memiliki daya tawar yang lebih utama. Mengelola bisnis saluran distribusi dengan baik sebagaian sudah pernah dibahas, namun bahasan yang lain pun akan segera menyusul.

Apa yang dimaksud pengelolaan bisnis distribusi yang baik, tentunya dengan situasi di atas akan meliputi:

1. Order Management yang efisien.
2. Ketersediaan informasi yang akurat, lengkap, dan cepat.
3. Kemampuan untuk menjadi pemain utama dalam saluran distribusi, bukan sekedar menjadi kendaraan bagi pemilik produk.

Alternatif Pengukuran Order Fulfillment Rate

Apakah anda selalu dapat memenuhi seluruh permintaan dari pelanggan anda? Atau justru apakah anda sering mengalami dimana pelanggan anda mendapati produk yang mereka inginkan tidak tersedia di tempat anda karena stok sedang kosong? Sebarapa baik anda dapat memenuhi permintaan pelanggan anda, tapi apakah pengukuran tersebut juga sudah tepat?

Saya mendapati suatu perusahaan yang mengakui bahwa tingkat pemenuhannya terhadap pelanggannya mencapai 98% bahkan lebih. Namun ketika saya coba cek melalui survey justru muncul persepsi dari pelanggan yang mengatakan bahwa produk yang mereka pesan seringkali kosong. Walaupun tidak banyak, namun angka 98% tersebut sepertinya masih perlu dipertanyakan akurasinya.

Definisi

Order Fulfillment Rate (OFR) merupakan salah satu pengukuran utama dalam bidang logistik pada industri trading. Definisinya mudah saja yaitu berapa tingkat permintaan yang bisa dipenuhi terhadap total permintaan yang datang. Misalnya saja dalam sebulan dicatat terdapat 1000 permintaan suatu produk A, namun dalam satu bulan tersebut perusahaan hanya dapat memenuhi 900. Artinya tingkat pemenuhan perusahaan terhadap permintaan pasar hanya 90%. Hal ini sangat umum terjadi ketika kita ingin membeli suatu produk ternyata stok-nya habis atau sedang kosong, dengan demikian permintaan kita tersebut masuk dalam rentang 10% permintaan yang tidak dapat dipenuhi.

OFR ini merupakan pengukuran terhadap tingkat layanan, bagaimanapun ternyata ada permintaan yang tidak dapat dilayani dan itu merupakan suatu “Error”. Idealnya suatu perusahaan ingin menerapkan OFR yang tinggi, bahkan hingga 100% namun seringkali itu tidak dapat dicapai.

Penyebab Rendahnya OFR

Seringnya kejadian pelanggan mendapati stok kosong di suatu outlet disebabkan oleh banyak hal, namun kejadian yang paling sering disebabkan antara lain:

1. Permintaan yang melonjak melebihi tingkat permintaan pada kondisi biasa sebelumnya. Misalnya permintaan produk A biasanya hanya sekitar 100 per hari, namun karena kondisi tertentu seperti adanya promosi musiman mengakibatkan permintaan per hari mencapai 200 bahkan 500 sekalipun. Sehingga permintaan yang tiba-tiba banyak ini tidak dapat diantisipasi sebelumnya oleh penjual.
2. Jeleknya perencanaan persediaan. Walaupun tidak ada satupun teori yang dapat menjamin 100% akurasi dari permintaan di masa depan, namun untuk menghadapi permintaan yang sifatnya naik turun dapat diantisipasi oleh model perencanaan persediaan yang baik. Kakunya model perencanaan persediaan dapat mengakibatkan tidak dapat dipenuhinya permintaan yang tiba-tiba muncul. Akibatnya pelanggan tidak puas dan tidak akan datang kembali karena beranggapan bahwa stok yang disediakan tidak lengkap.
3. Kelangkaan produk yang diakibatkan oleh terbatasnya produksi. Situasinya hampir sama dengan poin nomor satu, hanya saja pada kondisi ini jumlah permintaan tetap namun justru supply-nya yang menurun. Kelangkaan bisa diakibatkan adanya masalah dalam proses produksi atau produk tersebut memang dirancang untuk akan dihentikan produksinya.

Melihat penyebab-penyebab di atas suatu perusahaan memang banyak yang menetapkan OFR sebagai standar service level yang utama. Untuk itu kita perlu melihat bagaimana pengukuran tersebut dapat terjadi.

Mengukur OFR

Untuk mendapatkan nilai OFR maka komponen yang paling penting adalah “Pencatatan akan suatu permintaan”. Jika tiap pelanggan yang datang untuk memesan selalu kita catat apa yang mereka inginkan, maka kita dapat dengan mudah mendapatkan angka total permintaan dari pelanggan.

Mencatat semua permintaan artinya mencatat semua permintaan baik yang dapat kita penuhi maupun tidak dapat dipenuhi. Saat ini belum ada teknologi yang benar-benar dapat melakukan identifikasi seluruh permintaan pelanggan, karena semuanya sangat tergantung pada “daya catat” dari tim “frontliners” yang melayani permintaan pelanggan. Kecuali jika pelanggan mencatat sendiri kebutuhannya kemudian dikirimkan secara online yang terhubung langsung dengan sistem kita, maka pencatatan dapat dilakukan secara akurat.

Masalahnya karena OFR ini seringkali juga menjadi pengukuran kinerja dari tim Frontliners, maka muncul keengganan dari tim frontliners untuk mencatat permintaan dari pelanggan yang jelas stok-nya sedang kosong. Jikapun tidak secara langsung menjadi pengukuran kinerja dari tim frontliners, namun bisa juga terjadi persekongkolan antara tim sales dengan tim gudang untuk tetap dapat menghasilkan pengukuran kinerja yang tepat.

Permasalahan tidak hanya terletak pada “error” dari sisi human, tapi juga dari sisi definisi. Jika pelanggan yang sama melakukan pemesanan yang sama dihari berikutnya dan stok juga masih kosong, apakah itu juga akan dihitung sebagai permintaan yang berbeda? Misalnya kemarin pelanggan X pesan 10 buah produk A dan stoknya tidak tersedia, maka idealnya itu akan dihitung sebagai ada 10 buah produk A yang tidak dapat dipenuhi. Hari berikutnya dia melakukan pesanan yang sama namun stok juga masih kosong, apakah itu juga akan dihitung sebagai permintaan yang lain sehingga total permintaan yang dicatat tidak dapat dipenuhi sebesar 20 buah. Kenyataannya kita pun tidak dapat membedakan apakah 10 buah produk A tersebut memang merupakan kebutuhan yang sama ataukah kebutuhan yang berbeda. Kebijakan pencatatan permintaan yang tidak jelas akan mengakibatkan persepsi di tim sales yang berbeda-beda ketika hendak mencatat permintaan pelanggan.

Alternatif Pengukuran OFR

Dengan melihat adanya kekurang sempurnaan dari pengkuran OFR tersebut, maka diperlukan pengukuran tambahan untuk lebih meyakinkan tingkat akurasi dari layanan yang diberikan kepada pelanggan. Jika dalam OFR variabel yang dicatat adalah total permintaan yang datang, maka dalam pengukuran ini akan lebih melihat dari sudut pandang ketersediaan stok dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.

Pengukuran alternatif ini akan lebih rumit namun sebenarnya lebih akurat karena tidak tergantung pada akurasi tim sales yang mencatat permintaan yang muncul. Logikanya cukup sederhana, karena kita cukup melihat secara periodik/harian posisi stok yang tersedia dibandingkan dengan rata-rata permintaan harian.

• Komponen pertama yaitu posisi stok harian yang harus selalu dicatat. Posisi stok bisa merupakan stok awal ataupun stok akhir hari tersebut. Pemilihan ini nanti akan berpengaruh kepada komponen yang kedua. Namun yang terpenting pada komponen pertama ini stok yang dicatat adalah stok yang benar-benar dapat dijual, artinya bukan merupakan stok yang rusak atau belum siap dijual, bahkan masih dalam perjalanan / pemesanan.
• Komponen kedua yaitu tingkat stok minimal yang harus tersedia untuk memenuhi beberapa periode kedepan. Karena permintaan seringkali susah untuk diprediksi, maka bisa saja kita memutuskan bahwa stok yang harus tersedia minimal dapat melayani permintaan hingga 3 hari kedepan. Hubungannya dengan komponen pertama adalah jika kita menetapkan untuk mencatat stok awal hari tersebut, maka perhitungan 3 hari kedepan mengikut sertakan hari yang sama atau faktor pengalinya adalah 3. Sedangkan jika yang dicatat adalah stok akhir, maka perhitungan 3 hari tidak mengikut sertakan hari yang sama atau faktor pengali-nya hanya 2. Darimana dasarnya, ini agak rumit dijelaskan tapi sebenarnya cukup logis untuk bisa dipahami.
• Komponen ketiga adalah rata-rata penjualan harian atau permintaan harian yang dapat dipenuhi. Kita cukup mencari rata-rata permintaan harian yang dapat dipenuhi dalam 3 bulan terakhir misalnya. Penetapan 3 bulan, 2 bulan, atau hanya 1 bulan sangat tergantung pada industri dan juga kenyamanan kita sendiri untuk menetapkan angka rata-rata yang dianggap paling sesuai mencerminkan permintaan harian.

Jika ketiga komponen di atas sudah dapat dipenuhi, maka kita sudah siap dengan perhitungannya. Jika rentang produk yang anda sediakan lebih dari satu atau bahkan sangat banyak yang mencapai ratusan atau bahkan ribuan jenis produk, maka saya sarankan untuk menggunakan nilai produk tersebut sebagai pengali-nya agar dapat diperoleh angka yang tunggal. Perhitungan ini dilakukan untuk tiap jenis produk untuk nanti dijumlahkan dengan jenis produk yang lain. Rumus utamanya adalah sebagai berikut:

— Bersambung